Историјски архив у Суботици, као надлежна установа
за заштиту покретних културних добара, врши стручни надзор и превентивну заштиту
архивске грађе и регистратурског материјала на територији Северно бачког округа
- општине Суботица, Бачка Топола и Мали Иђош.
Служба заштите архивске грађе ван архива на територији
архивског подручја врши стручни надзор над архивирањем, чувањем, стручним одржавањем
и одабирањем архивске грађе, као и излучивањем (поништавањем) безвредног регистратурског
материјала којем је истекао рок чувања; по потреби налаже мере за отклањане утврђених
недостатака, указује стручну помоћ, те покреће прекршајни поступак против ималаца
архивске грађе и регистратурског материјала уколико не извршавају своје обавезе.
На основу законског овлашћења Архив
даје мишљење на Правилнике о архивском пословању и сагласност на Листе категорија
регистратурског материјала са роковима чувања, те одобрења за излучивање (поништавање)
безвредног регистратурског материјала.
Архивска грађа
Архивску
грађу чине изворни и репродукован писани, цртани, компјутеризовани, штампани, фотографисани,
филмовани, микрофилмовани, фонографски или на други начин забележени документарни
материјал од посебног значаја за науку и културу који је настао у раду државних
органа и организација, органа јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе,
политичких организација и њихових органа, установа и других организација, верских
заједница, као и појединаца, без обзира на то кад је и где настао и да ли се налази
у установама заштите или ван њих.
Регистратурски материјал
Регистратурски материјал чине списи,
компјутерски, филмски или видео записи; базе података и разни записи стварани на
компјутеру, слике у покрету, текстови и снимци телевизијских програма, фотографски
и фонограмски снимци и на други начин састављени записи и документи; књиге и картотеке
о евиденцији тих записа, записи и документи, текстови и снимци радио програма, као
и микрофилмови о њима, примљени и настали у раду државних органа и организација,
органа јединице територијалне аутономије и локалне самоуправе, установа, других
организација и верских заједница док су од значаја за њихов текући рад или док из
тог материјала није извршено одабирање архивске грађе у складу са одредбама Закона
о културним добрима.
Безвредан регистратурски материјал
чине делови писане документације или на други начин забележени документарни материјал
који је изгубио оперативну вредност за ствараоца, тј. којем је престала важност
за текући рад, а који није оцењен као архивска грађа.
Преузимање (примопредаја) архивске грађе и регистратурског материјала
По Закону о културним
добрима сређена и у архивској књизи пописна архивска грађа и регистратурски материјал
предају се на чување надлежној установи заштите покретних културних добара - Историјском
архиву - после 30 година, рачунајући од дана настанка грађе. Рок примопредаје може
се скратити или продужити уз сагласност установе заштите. Архивска грађа предаје
се на месту које одреди надлежни Архив, а трошкове примопредаје сноси предавалац
архивске грађе и регистратурског материјала.
Архивска грађа и
регистратурски материјал правних лица који су престали са радом преузима се у надлежни
архив када исти немају правног следбеника.
Архивска грађа преузима
се у прописано сређеном стању (упакована у јединице паковања, сложена по врстама
а у оквиру врсте по годинама и пописана са прописаним елементима у 5 примерака)
архивска грађа се може преузети и поклоном или откупом.
Начин вођења архивске књиге
Архивска књига води се по обрасцу архивске књиге (Сл. гл. РС 34/2022) у облику књиге или електронски на следеђи начин:
прва рубрика "Редни број" - у ову рубрику уписују се од броја један надаље бројеви документарног материјала исте врсте (исте класификационе ознаке) насталог током једне године, без обзира на број јединица. Редни бројеви се настављају у књизи континуирано из године у годину. Документарне јединице обележавају се редним бројем под којим се материјал одређене врсте води у архивској књизи;
друга рубрика "Датум уписа" - уписује се дан, месец и година уписа документарног материјала. Документарни материјал из претходне године уписује се у архивску књигу најкасније до краја априла наредне године;
трећа рубрика "Година настанка" - уписује се година, односно раздобље у којем је документарни материјал настао. За документарни материјал који обухвата податке из више година, уписује се почетна и завршна година, односно распон година (на пример: матична књига за период 1960-1964);
четврта рубрика "Садржај" - уписује се кратка садржина документарног материјала;
пета рубрика "Класификациона ознака" - уписује се класификациона ознака документарног материјала;
шеста рубрика "Рок чувања из Листе категорија" - уписује се рок чувања документарног материјала из усвојене Листе категорија;
седма рубрика "Број сагласности на Листу категорија" - уписује се број сагласности надлежног архива на усвојену Листу категорија;
осма рубрика "Количина документарног материјала" - уписује се укупан број јединица (фасцикла, кутија, регистратор) истоврсног документарног материјала, односно код електронског документарног материјала и електронске архивске грађе уписује се формат и меморијски капацитет за сваки унос посебно;
девета рубрика "Просторије и полице/уређаји за складиштење са локацијом" - уписује се податак у којој просторији, полици и ормару је смештен документарни материјал, као и све промене у вези са смештајем, односно код електронског документарног материјала уписује се врста уређаја за складиштење података са локацијом где се налази;
десета рубрика "Број и датум записника" - уписује се број и датум давања сагласности од стране надлежног архива за издвајање ради уништења документарног материјала којем је истекао рок чувања;
једанаеста рубрика "Примедба" - уписују се подаци у вези са издвајањем или предајом архивске грађе надлежном јавном архиву, односно додатне информације од значаја за претрагу и приступ подацима.
Обавезе ималаца и стваралаца архивске грађе и регистратурског материјала
Ствараоци - имаоци архивске грађе и регистратурског материјала дужни су да:
омогуће надзор надлежној установи заштите, и доставе установи заштите податке које тражи,
донесу Правилник о архивском пословању (утврде начин класификације и архивирања ...) и израде Листу категорија регистратурског материјала са роковима
чувају и доставе исте надлежној установи заштите ради добијања сагласности,
чувају архивску грађу и регистратурски материјал у сређеном и безбедном стању, у одговарајућем простору и заштитним јединицама паковања,
евидентирају сав регистратурски материјал и архивску грађу у архивској књизи и доставе фотокопију архивске књиге надлежном Архиву,
врше одабир архивске грађе и излуче регистратурски материјал којем је истекао рок чувања уз сагласност надлежне установе заштите,
