A levéltári iratanyag használata állami szervek, magánszemélyek és jogi személyek részére (munkaévek igazolása, nyugdíj, szociális, családi, vagyonjogi és egyéb kérdésekben) a Szabadkai Történelmi Levéltár titkárságán keresztül, a 329-es irodában történik. Az írásban benyújtott kérvénynek tartalmaznia kell a keresendő iratok okát, célját, valamint az ehhez szükséges adatokat. A Levéltár csak megőrzött eredeti iratok alapján adhat ki igazolást, hitelesített átiratot vagy kópiát.