A Szabadkai Történelmi Levéltár illetékességi köre az Észak-bácskai
Kerület - Szabadka, Topolya és Kishegyes községek - területén képzett
levéltári és iratanyag felügyeletét, védelmét és megőrzését foglalja
magába.
Illetékességi területén a Levéltár felügyeli az irattári, illetve
irattárolási rendszer működését, az irattári anyag selejtezését.
Szükség szerint szabálysértési eljárást is indíthat az iratképző szerv
ellen, amennyiben az nem tartja be az ügyiratkezelési követelményeket.
Ezenkívül a Levéltár hatásköre kiterjed még az iratképző szervek
ügyiratkezelési szabályzatai, ügykörjegyzékei, valamint a selejtezések
végrehajtásának a jóváhagyására is.
A levéltári anyag
A levéltári anyag minden olyan a tudomány és kultúra szempontjából
jelentős forrásértékű anyag ill. írás, rajzolás, digitalizáció,
nyomtatás, fényképezés, filmezés vagy mikrofilmezés útján reprodukált
anyag, amely állami szervek, szervezetek, önkormányzatok, vallási
szervezetek vagy egyének tevékenysége révén jött létre, függetlenül
keletkezése helyétől és idejétől.
Irattári anyag
Az irattári anyagot iratok valamint digitalizált anyagok, film,
video, mozgófilm felvételek, TV programok felvételei, fényképek,
fonogram felvételek és más módon létrehozott dokumentumok, könyvek,
nyilvántartások, iratok és dokumentumok, rádió műsorok felvételei
képezik.
Ezek állami szervek, szervezetek, önkormányzatok, vallási
szervezetek vagy egyének tevékenységek eredményeként
jöttek létre, az iratképző folyó ügyei elintézésében gyakorlati értékük
van és emiatt nem került sor a Levéltárnak való átadásukra.
Értéktelen irattári anyag: olyan írott vagy más módon
megörökített anyag, amely elvesztette ügyviteli értékét és nincs
levéltári anyagnak minősítve.
Az irattári és levéltári anyag átadása és átvétele
A Kultúrjavakról szóló törvény értelmében, az iratokat megfelelő
módon kell tárolni és törzskönyvet kell vezetni róluk. A levéltári és
irattári anyagot a létrehozásától harminc év elteltével, az illetékes
intézménynek - a levéltárnak - át kell adni. Az átadás ill. átvevés
időpontja módosítható levéltári jóváhagyás mellett. Az átvevő levéltár
jelöli ki az átadás/átvétel helyét, ennek költségeit pedig az átadó
szerv fizeti.
Jogutód hiányában a megszűnő szerv működése folytán keletkezett levéltári anyagot levéltárba kell elhelyezni.
Az irattári törzskönyv vezetése
Az irattári törzskönyv rovatai:
- 'irattári tételszám' - Meghatározza a tárgykörbe tartozó irat
besorolását. Egy szám alá egy adott év alatt létrejött egyforma típusú
iratok tartoznak, függetlenül mennyiségüktől. Az irattári
tételszám évről évre ismétlődik;
- 'beírás ideje' - A bejegyzés keltezésére vonatkozik (nap, hónap, év);
- 'év' - Az iratok keletkezési éveit, ha pedig az irattári
anyag több évet ölel fel, annak évkörét tartalmazza (pl. '1990-1994'
vagy '1989-1992,1994');
- 'ügykörszám' - Az ügykörjegyzékben szereplő szám feltüntetése;
- 'a tétel tárgya' - Ide az irattári könyv alapján megnevezett anyag fajtája kerül;
- 'mennyiség' - Ide az irattári anyag mennyisége kerül, a
raktári egység és a folyóméter megjelölésével (pl. 5 reg.=0,40; 6
könyv=0,12; 3 csomó = 0,26);
-'a beírás száma és időpontja' - Ide a kiselejtezett iratanyag selejtezési jegyzőkönyvének, vagy a gyarapodási napló tételszáma és dátuma kerül;
-'irattári megőrzési idő' - Az ügykörjegyzékben előírt irattári őrzési időt tünteti fel;
-'megjegyzés' - Ide az iratok helye van feltüntetve az irattári raktárban vagy más fontosabb adat.
A levéltári és irattári anyag képzőinek kötelezettségei
A levéltári és irattári anyag képzőinek kötelessége:
- lehetővé tenni az illetékes szerv felügyeletét és közölni az általa kért adatokat;
- meghozni a levéltári és irattári anyag levéltáron kívüli védelméről szóló szabályzatot;
- kidolgozni az irattári tervet (ügykörök, őrzési idő meghatározása)
és eljuttatni az illetékes levéltárnak jóváhagyás végett;
- a levéltári és irattári anyagot rendezett állapotban, biztonságos
és alkalmas iratraktárban őrizni, megfelelő tárolóegységekben;
- az irattári és levéltári anyagról nyilvántatást vezetni és az
irattári törzskönyv másolatát eljuttatni az illetékes levéltárnak;
- a levéltári anyagot kiválogatni és levéltári jóváhagyás mellett selejtezni azokat az iratokat amelyek őrzési ideje lejárt;
- a törvény rendelkezéseinek megfelelően, átadni a levéltári és irattári anyagot az illetékes történelmi levéltárnak;
- eleget tenni azoknak a törvényeknek és rendeleteknek, amelyek szabályozzák a levéltári és irattári anyag kezelését.
