Korištenje arhivskog gradiva za potrebe državnih tijela i za
ostvarivanje prava građana i pravnih osoba (za reguliranja radnog
odnosa, mirovina, socijalnih, obiteljskih, imovinsko-pravnih i drugih
pitanja) obavlja se preko Tajništva Povijesnog arhiva Subotica (ured br.
329). Zahtjev za izdavanje uvjerenja, ovjerenog prijepisa kopije (ili
preslike) podnosi se u pisanom obliku, uz navođenje svrhe za koju je
potrebna tražena isprava, kao i podataka potrebnih za pronalaženje
izvornika. Arhiv izdaje ovjerene prijepise ili preslike samo iz onog
arhivskog gradiva čije izvornike čuva.