Korištenje arhivskog gradiva za potrebe državnih tijela i za ostvarivanje prava građana i pravnih osoba (za reguliranja radnog odnosa, mirovina, socijalnih, obiteljskih, imovinsko-pravnih i drugih pitanja) obavlja se preko Tajništva Povijesnog arhiva Subotica (ured br. 329). Zahtjev za izdavanje uvjerenja, ovjerenog prijepisa kopije (ili preslike) podnosi se u pisanom obliku, uz navođenje svrhe za koju je potrebna tražena isprava, kao i podataka potrebnih za pronalaženje izvornika. Arhiv izdaje ovjerene prijepise ili preslike samo iz onog arhivskog gradiva čije izvornike čuva.