Povijesni
arhiv u Subotici, kao ustanova nadležna za zaštitu pokretnih kulturnih
dobara, obavlja stručni nadzor i preventivnu zaštitu arhivskog gradiva i
registraturnog materijala na teritoriju Sjeverno-bačkog okruga – Grada
Subotica i općina Bačka Topola i Mali Iđoš.
Služba zaštite arhivskog gradiva izvan Arhiva na teritoriju
arhivskog područja obavlja stručni nadzor nad arhiviranjem, čuvanjem,
stručnim održavanjem i odabiranjem arhivskog gradiva, kao i izlučivanjem
(poništavanjem) bezvrijednog registraturnog materijala kojem je istekao
rok čuvanja; po potrebi nalaže mjere za otklanjane utvrđenih
nedostataka, ukazuje stručnu pomoć, te pokreće prekršajni postupak
protiv imatelja arhivskog gradiva i registraturnog materijala ukoliko ne
izvršavaju svoje obveze.
Temeljem zakonskog ovlaštenja Arhiv daje mišljenje na pravilnike o
arhivskom poslovanju i suglasnost na liste kategorija registraturnog
materijala s rokovima čuvanja, te odobrenja za izlučivanje
(poništavanje) bezvrijednog registraturnog materijala.
Arhivsko gradivo
Arhivsko gradivo čine izvorni i reproducirani pisani, crtani,
kompjutorizirani, tiskani, fotografirani, filmovani, mikrofilmovani,
fonografski ili na drugi način zabilježen dokumentarni materijal od
posebnog značaja za znanost i kulturu koji je nastao u radu državnih
tijela i organizacija, tijela jedinica teritorijalne autonomije i
lokalne samouprave, političkih organizacija i njihovih tijela, ustanova i
drugih organizacija, vjerskih zajednica, kao i pojedinaca, bez obzira
na to kad je i gdje nastao i nalazi li se u ustanovama zaštite ili izvan
njih.
Registraturni materijal
Registraturni materijal čine spisi, računalni, filmski ili
video zapisi; baze podataka i razni zapisi stvarani na računalu, slike u
pokretu, tekstovi i snimke televizijskih programa, fotografske i
fonogramske snimke i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti;
knjige i kartoteke o evidenciji tih zapisa, zapisi i dokumenti, tekstovi
i snimke radio programa, kao i mikrofilmovi o njima, primljeni i nastali u radu državnih tijela i
organizacija, tijela jedinice teritorijalne autonomije i lokalne
samouprave, ustanova, drugih organizacija i vjerskih zajednica dok su od
značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog materijala nije obavljeno
odabiranje arhivskog gradiva, sukladno odredbama Zakona o kulturnim
dobrima.
Bezvrijedan registraturni materijal čine dijelovi pisane
dokumentacije ili na drugi način zabilježeni dokumentarni materijal koji
je izgubio operativnu vrijednost za stvaratelja, tj. kojem je prestala
važnost za tekući rad, a koji nije ocijenjen kao arhivsko gradivo.
Primopredaja arhivskog gradiva
Po Zakonu o kulturnim dobrima sređeno i u arhivskoj knjizi
popisano arhivsko gradivo i registraturni materijal predaju se na
čuvanje nadležnoj ustanovi zaštite pokretnih kulturnih dobara –
Povijesnom arhivu – nakon 30 godina, računajući od dana nastanka
gradiva. Rok primopredaje može se skratiti ili produžiti uz suglasnost
ustanove zaštite. Arhivsko gradivo predaje se na mjestu koje odredi
nadležni Arhiv, a troškove primopredaje snosi predavatelj arhivskog
gradiva i registraturnog materijala.
Arhivsko gradivo preuzima se u propisano sređenom stanju (upakirana
u jedinice pakiranja, usložena po vrstama, a u okviru vrste po godinama
i popisana s propisanim elementima u 5 primjeraka). Arhivsko gradivo se
može preuzeti i poklonom ili otkupom.
Arhivska knjiga
Arhivska knjiga vodi se po obrascu br. 21 Upute o uredskom
poslovanju tijela državne uprave (Sl. gl. RS 10/1993) u obliku knjige
ili elektronički na sljedeći način:
- u rubriku br. 1 "redni broj"' upisuje se redni broj za svaku
kategoriju (vrstu) registraturnog materijala; pod jednim rednim brojem
upisuje se istovjetni materijal nastao tijekom jedne godine bez obzira
na količinu; redni brojevi iz arhivske knjige se nastavljaju
kontinuirano iz godine u godinu;
- u rubriku br. 2 "datum upisa" upisuje se dan, mjesec i godina upisa;
- u rubriku br. 3 "godina, odnosno razdoblje nastanka" upisuje se
godina, odnosno razdoblje u kojem je registraturni materijal nastao; za
registraturni materijal koji je iz više godina upisuje se početna i
završna godina, odnosno raspon godina (primjerice: "1990. – 1994." ili
"1989. – 1992.,1994.") - u rubriku br. 4 "klasifikacijska oznaka" upisuje se redni broj iz
Liste kategorija registraturnog materijala pod kojim se određena vrsta
materijala nalazi u Listi;
- u rubriku br. 5 "kategorija registraturnog materijala" upisuje se
kategorija (vrsta) registraturnog materijala prema nazivu iz Liste
kategorija registraturnog materijala s rokovima čuvanja; - u rubriku br. 6 "količina" upisuje se količina registraturnog
materijala izražena u jedinicama pakiranja i u dužnim metrima
(primjerice: 5 reg. = 0,40; 6 knj. = 0,12; 3 omota = 0,26); - u rubriku br. 7 "broj i datum zapisnika" upisuje se broj i datum
zapisnika po kome je obavljeno izlučivanje registraturnog materijala
kojem je istekao rok čuvanja ili broj i datum zapisnika po kojem je
izvršena primopredaja arhivskog gradiva nadležnoj ustanovi zaštite; - u rubriku br. 8 "rok čuvanja" upisuje se rok čuvanja koji je za tu
vrstu materijala predviđen Listom kategorija registraturnog materijala s
rokovima čuvanja; - u rubriku br. 9. "primjedba" upisuje se lokacija registraturnog materijala u arhivskom depou ili po potrebi drugi podaci
Obaveze imalaca i stvaralaca arhivskog gradiva
Stvaratelji - imatelji arhivskog gradiva i registraturnog materijala dužni su: - omogućavati nadzor nadležnoj ustanovi zaštite i dostavljati ustanovi zaštite podatke koje traži, - donijeti Pravilnik o arhivskom poslovanju (utvrditi način klasifikacije i arhiviranja...) i izraditi Listu kategorija registraturnog materijala s rokovima čuvanja i dostaviti iste nadležnoj ustanovi zaštite radi dobivanja suglasnosti, - čuvati arhivsko gradivo i registraturni materijal u sređenom i sigurnom stanju, u odgovarajućem prostoru i zaštitnim jedinicama pakiranja, - evidentirati sav registraturni materijal i arhivsko gradivo u arhivskoj knjizi i dostaviti presliku arhivske knjige nadležnom Arhivu, - obavljati odabiranje arhivskog gradiva i izlučivati registraturni materijal kojem je istekao rok čuvanja uz suglasnost nadležne ustanove zaštite, - obaviti primopredaju arhivskog gradiva (i registraturnog materijala) nadležnom povijesnom arhivu sukladno zakonskim odredbama, - udovoljiti zakonskim odredbama i drugim normativima (uredbe itd.) koji reguliraju postupak s arhivskim gradivom i registraturnim materijalom