Služba zaštite arhivske građe van arhiva
Prijem stranaka: po unapred zakazanom terminu u vremenu od 9.30 - 13.30
Kancelarija broj 332-2. na III. spratu Stare Gradske kuće

Telefon: 024/626-863, 065/354-2373

Zaposleni u Službi zaštite arhivske građe van arhiva:
Zoran Veljanović
zveljanovic@suarhiv.co.rs
Zoran Vukelić
zoran.vukelic@suarhiv.co.rs

Teritorijalna nadležnost

Istorijski arhiv u Subotici, kao nadležna ustanova za zaštitu pokretnih kulturnih dobara, vrši stručni nadzor i preventivnu zaštitu arhivske građe i registraturskog materijala na teritoriji Severno bačkog okruga - opštine Subotica, Bačka Topola i Mali Iđoš.

Služba zaštite arhivske građe van arhiva na teritoriji arhivskog područja vrši stručni nadzor nad arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i odabiranjem arhivske građe, kao i izlučivanjem (poništavanjem) bezvrednog registraturskog materijala kojem je istekao rok čuvanja; po potrebi nalaže mere za otklanjane utvrđenih nedostataka, ukazuje stručnu pomoć, te pokreće prekršajni postupak protiv imalaca arhivske građe i registraturskog materijala ukoliko ne izvršavaju svoje obaveze. 

Na osnovu zakonskog ovlašćenja Arhiv daje mišljenje na Pravilnike o arhivskom poslovanju i saglasnost na Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, te odobrenja za izlučivanje (poništavanje) bezvrednog registraturskog materijala.


Arhivska građa
Arhivsku građu čine izvorni i reprodukovan pisani, crtani, kompjuterizovani, štampani, fotografisani, filmovani, mikrofilmovani, fonografski ili na drugi način zabeleženi dokumentarni materijal od posebnog značaja za nauku i kulturu koji je nastao u radu državnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, političkih organizacija i njihovih organa, ustanova i drugih organizacija, verskih zajednica, kao i pojedinaca, bez obzira na to kad je i gde nastao i da li se nalazi u ustanovama zaštite ili van njih.

Registraturski materijal

Registraturski materijal čine spisi, kompjuterski, filmski ili video zapisi; baze podataka i razni zapisi stvarani na kompjuteru, slike u pokretu, tekstovi i snimci televizijskih programa, fotografski i fonogramski snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti; knjige i kartoteke o evidenciji tih zapisa, zapisi i dokumenti, tekstovi i snimci radio programa, kao i mikrofilmovi o njima, primljeni i nastali u radu državnih organa i organizacija, organa jedinice teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, drugih organizacija i verskih zajednica dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog materijala nije izvršeno odabiranje arhivske građe u skladu sa odredbma Zakona o kulturnim dobrima.

Bezvredan registraturski materijal čine delovi pisane dokumentacije ili na drugi način zabeleženi dokumentarni materijal koji je izgubio operativnu vrednost za stvaraoca, tj. kojem je prestala važnost za tekući rad, a koji nije ocenjen kao arhivska građa.


Preuzimanje (primopredaja) arhivske građe i registraturskog materijala

Po Zakonu o kulturnim dobrima sređena i u arhivskoj knjizi popisna arhivska građa i registraturski materijal predaju se na čuvanje nadležnoj ustanovi zaštite pokretnih kulturnih dobara - Istorijskom arhivu - posle 30 godina, računajući od dana nastanka građe. Rok primopredaje može se skratiti ili produžiti uz saglasnost ustanove zaštite. Arhivska građa predaje se na mestu koje odredi nadležni Arhiv, a troškove primopredaje snaša predavalac arhivske građe i registraturskog materijala.

Arhivska građa i registraturski materijal pravnih lica koji su prestali sa radom preuzima se u nadležni arhiv kada isti nemaju pravnog sledbenika.

Arhivska građa preuzima se u propisano sređenom stanju (upakovana u jedinice pakovanja, usložena po vrstama a u okviru vrste po godinama i popisana sa propisanim elementima u 5 primeraka) arhivska građa se može preuzeti i poklonom ili otkupom.


Način vođenja arhivske knjige

Arhivska knjiga vodi se po obrascu br. 21 Uputstva o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave (Sl. gl. RS 10/1993) u obliku knjige ili elektronski na sledeđi način:
- u rubriku br. 1 'redni broj' upisuje se redni broj za svaku kategoriju (vrstu) registraturskog materijala; pod jednim rednim brojem upisuje se istovetni materijal nastao tokom jedne godine bez obzira na količinu; redni brojevi iz arhivske knjige se nastavljaju kontinuirano iz godine u godinu;
- u rubriku br. 2 'datum upisa' upisuje se dan, mesec i godina upisa;
- u rubriku br. 3 'godina, odnosno razdoblje nastanka' upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je registraturski materijal nastao; za registraturski materijal koji je iz više godina upisuje se početna i završna godina odnosno raspon godina (npr. '1990-1994' ili '1989-1992,1994')
- u rubriku br. 4 'klasifikaciona oznaka' upisuje se redni broj iz Liste kategorija registraturskog materijala pod kojim se određena vrsta materijala nalazi u Listi;
- u rubruku br. 5 'kategorija registraturskog materijala' upisuje se kategorija (vrsta) registraturtskog materijala prema nazivu iz Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja;
- u rubriku br. 6 'količina' upisuje se količina registraturskog materijala izražena u jedinicama pakovanja i u dužnim metrima (npr. 5 reg.=0,40; 6 knj.=0,12; 3 omota = 0,26);
- u rubriku br. 7 'broj i datum zapisnika' upisuje se broj i datum zapisnika po kome je izvršeno izlučivanje registraturskog materijala kojem je istekao rok čuvanja ili broj i datum zapisnika po kojem je izvršena primopredaja arhivske građe nadležnoj ustanovi zaštite;
- u rubriku br. 8 'rok čuvanja' upisuje se rok čuvanja koji je za tu vrstu materijala predviđen Listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja;
- u rubriku br. 9. 'primedba' upisuje se lokacija registraturskog materijala u arhivskom depou ili po potrebi drugi podaci


Obaveze imalaca i stvaralaca arhivske građe i registraturskog materijala
Stvaraoci - imaoci arhivske građe i registraturskog materijala dužni su:
- omogućivati nadzor nadležnoj ustanovi zaštite, i dostavljati ustanovi zaštite podatke koje traži,
- doneti Pravilnik o arhivskom poslovanju (utvrditi način klasifikacije i arhiviranja ...) i izraditi Listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima
čuvanja i dostaviti iste nadležnoj ustanovi zaštite radi dobijanja saglasnoti,
- čuvati arhivsku građu i registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju, u odgovarajućem prostoru i zaštitnim jedinicama pakovanja,
- evidentirati sav registraturski materijal i arhivsku građu u arhivskoj knjizi i dostaviti fotokopiju arhivske knjige nadležnom Arhivu,
- vršiti odabiranje arhivske građe i izlučivati registraurski materijal kojem je istekao rok čuvanja uz saglasnost nadležne ustanove zaštite,
- izvršiti primopredaju arhivske građe (i registraturskog materijala) nadležnom Istorijskom arhivu shodno zakonskim odredbama,
- udovoljiti zakonskim odredbama, i drugim normativima (uredbe itd) koji regulišu postupak sa arhivskom građom i registraturskim materijalom