Levéltári- és iratanyag levéltáron kívüli védelme
Ügyfélfogadás: előre egyeztetett időpontban 9.30-tól 13.30-ig
332-2 számú iroda a régi Városháza III. emeletén

Telefon: 024/626-863, 065/354-2373

Külszolgálati alkalmazottak:
Zoran Vukelić
zoran.vukelic@suarhiv.co.rs
Goran Stantić
goran.stantic@suarhiv.co.rs

A Levéltár illetékességi és gyűjtőköre

A Szabadkai Történelmi Levéltár illetékességi köre az Észak-bácskai Kerület - Szabadka, Topolya és Kishegyes községek - területén képzett levéltári és iratanyag felügyeletét, védelmét és megőrzését foglalja magába.

Illetékességi területén a Levéltár felügyeli az irattári, illetve irattárolási rendszer működését, az irattári anyag selejtezését. Szükség szerint szabálysértési eljárást is indíthat az iratképző szerv ellen, amennyiben az nem tartja be az ügyiratkezelési követelményeket.

Ezenkívül a Levéltár hatásköre kiterjed még az iratképző szervek ügyiratkezelési szabályzatai, ügykörjegyzékei, valamint a selejtezések végrehajtásának a jóváhagyására is.


A levéltári anyag
A levéltári anyag minden olyan a tudomány és kultúra szempontjából jelentős forrásértékű anyag ill. írás, rajzolás, digitalizáció, nyomtatás, fényképezés, filmezés vagy mikrofilmezés útján reprodukált anyag, amely állami szervek, szervezetek, önkormányzatok, vallási szervezetek vagy egyének tevékenysége révén jött létre, függetlenül keletkezése helyétől és idejétől.

Irattári anyag

Az irattári anyagot iratok valamint digitalizált anyagok, film, video, mozgófilm felvételek, TV programok felvételei, fényképek, fonogram felvételek és más módon létrehozott dokumentumok, könyvek, nyilvántartások, iratok és dokumentumok, rádió műsorok felvételei képezik.

Ezek állami szervek, szervezetek, önkormányzatok, vallási

szervezetek vagy egyének tevékenységek eredményeként jöttek létre, az iratképző folyó ügyei elintézésében gyakorlati értékük van és emiatt nem került sor a Levéltárnak való átadásukra.

Értéktelen irattári anyag: olyan írott vagy más módon megörökített anyag, amely elvesztette ügyviteli értékét és nincs levéltári anyagnak minősítve.


Az irattári és levéltári anyag átadása és átvétele
A Kultúrjavakról szóló törvény értelmében, az iratokat megfelelő módon kell tárolni és törzskönyvet kell vezetni róluk. A levéltári és irattári anyagot a létrehozásától harminc év elteltével, az illetékes intézménynek - a levéltárnak - át kell adni. Az átadás ill. átvevés időpontja módosítható levéltári jóváhagyás mellett. Az átvevő levéltár jelöli ki az átadás/átvétel helyét, ennek költségeit pedig az átadó szerv fizeti.

Jogutód hiányában a megszűnő szerv működése folytán keletkezett levéltári anyagot levéltárba kell elhelyezni.


Az irattári törzskönyv vezetése
Az irattári törzskönyv rovatai:

- 'irattári tételszám' - Meghatározza a tárgykörbe tartozó irat besorolását. Egy szám alá egy adott év alatt létrejött egyforma típusú iratok tartoznak, függetlenül mennyiségüktől. Az irattári tételszám évről évre ismétlődik;
- 'beírás ideje' - A bejegyzés keltezésére vonatkozik (nap, hónap, év);
- 'év' - Az iratok keletkezési éveit, ha pedig az irattári anyag több évet ölel fel, annak évkörét tartalmazza (pl. '1990-1994' vagy '1989-1992,1994');
- 'ügykörszám' - Az ügykörjegyzékben szereplő szám feltüntetése;
- 'a tétel tárgya' - Ide az irattári könyv alapján megnevezett anyag fajtája kerül;
- 'mennyiség' - Ide az irattári anyag mennyisége kerül, a raktári egység és a folyóméter megjelölésével (pl. 5 reg.=0,40; 6 könyv=0,12; 3 csomó = 0,26);
-'a beírás száma és időpontja' - Ide a kiselejtezett iratanyag selejtezési jegyzőkönyvének, vagy a gyarapodási napló tételszáma és dátuma kerül;
-'irattári megőrzési idő' - Az ügykörjegyzékben előírt irattári őrzési időt tünteti fel;
-'megjegyzés' - Ide az iratok helye van feltüntetve az irattári raktárban vagy más fontosabb adat.

A levéltári és irattári anyag képzőinek kötelezettségei

A levéltári és irattári anyag képzőinek kötelessége:

- lehetővé tenni az illetékes szerv felügyeletét és közölni az általa kért adatokat;
- meghozni a levéltári és irattári anyag levéltáron kívüli védelméről szóló szabályzatot;
- kidolgozni az irattári tervet (ügykörök, őrzési idő meghatározása) és eljuttatni az illetékes levéltárnak jóváhagyás végett;
- a levéltári és irattári anyagot rendezett állapotban, biztonságos és alkalmas iratraktárban őrizni, megfelelő tárolóegységekben;
- az irattári és levéltári anyagról nyilvántatást vezetni és az irattári törzskönyv másolatát eljuttatni az illetékes levéltárnak;
- a levéltári anyagot kiválogatni és levéltári jóváhagyás mellett selejtezni azokat az iratokat amelyek őrzési ideje lejárt;
- a törvény rendelkezéseinek megfelelően, átadni a levéltári és irattári anyagot az illetékes történelmi levéltárnak;
- eleget tenni azoknak a törvényeknek és rendeleteknek, amelyek szabályozzák a levéltári és irattári anyag kezelését.