Služba zaštite arhivskog gradiva izvan arhiva
Prijem stranaka: u unaprijed zakazanom terminu u vremenu od 9,30 do 13,30
Ured broj 332-2. na III. katu Gradske kuće

Telefon: 024/626-863, 065/354-2373

Zaposleni u Službi zaštite arhivskog gradiva izvan Arhiva:
Zoran Vukelić
zoran.vukelic@suarhiv.co.rs
Goran Stantić
goran.stantic@suarhiv.co.rs

Područje djelovanja

Arhivsko gradivo
Arhivsko gradivo čine izvorni i reproducirani pisani, crtani, kompjutorizirani, tiskani, fotografirani, filmovani, mikrofilmovani, fonografski ili na drugi način zabilježen dokumentarni materijal od posebnog značaja za znanost i kulturu koji je nastao u radu državnih tijela i organizacija, tijela jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, političkih organizacija i njihovih tijela, ustanova i drugih organizacija, vjerskih zajednica, kao i pojedinaca, bez obzira na to kad je i gdje nastao i nalazi li se u ustanovama zaštite ili izvan njih.

Registraturni materijal
Registraturni materijal čine spisi, računalni, filmski ili video zapisi; baze podataka i razni zapisi stvarani na računalu, slike u pokretu, tekstovi i snimke televizijskih programa, fotografske i fonogramske snimke i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti; knjige i kartoteke o evidenciji tih zapisa, zapisi i dokumenti, tekstovi i snimke radio programa, kao i mikrofilmovi o njima, primljeni i nastali u radu državnih tijela i organizacija, tijela jedinice teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanova, drugih organizacija i vjerskih zajednica dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok iz tog materijala nije obavljeno odabiranje arhivskog gradiva, sukladno odredbama Zakona o kulturnim dobrima.

Bezvrijedan registraturni materijal čine dijelovi pisane dokumentacije ili na drugi način zabilježeni dokumentarni materijal koji je izgubio operativnu vrijednost za stvaratelja, tj. kojem je prestala važnost za tekući rad, a koji nije ocijenjen kao arhivsko gradivo.


Primopredaja arhivskog gradiva

Po Zakonu o kulturnim dobrima sređeno i u arhivskoj knjizi popisano arhivsko gradivo i registraturni materijal predaju se na čuvanje nadležnoj ustanovi zaštite pokretnih kulturnih dobara – Povijesnom arhivu – nakon 30 godina, računajući od dana nastanka gradiva. Rok primopredaje može se skratiti ili produžiti uz suglasnost ustanove zaštite. Arhivsko gradivo predaje se na mjestu koje odredi nadležni Arhiv, a troškove primopredaje snosi predavatelj arhivskog gradiva i registraturnog materijala.

Arhivsko gradivo preuzima se u propisano sređenom stanju (upakirana u jedinice pakiranja, usložena po vrstama, a u okviru vrste po godinama i popisana s propisanim elementima u 5 primjeraka). Arhivsko gradivo se može preuzeti i poklonom ili otkupom.


Arhivska knjiga

Arhivska knjiga vodi se po obrascu br. 21 Upute o uredskom poslovanju tijela državne uprave (Sl. gl. RS 10/1993) u obliku knjige ili elektronički na sljedeći način:
- u rubriku br. 1 "redni broj"' upisuje se redni broj za svaku kategoriju (vrstu) registraturnog materijala; pod jednim rednim brojem upisuje se istovjetni materijal nastao tijekom jedne godine bez obzira na količinu; redni brojevi iz arhivske knjige se nastavljaju kontinuirano iz godine u godinu;
- u rubriku br. 2 "datum upisa" upisuje se dan, mjesec i godina upisa;
- u rubriku br. 3 "godina, odnosno razdoblje nastanka" upisuje se godina, odnosno razdoblje u kojem je registraturni materijal nastao; za registraturni materijal koji je iz više godina upisuje se početna i završna godina, odnosno raspon godina (primjerice: "1990. – 1994." ili "1989. – 1992.,1994.")
- u rubriku br. 4 "klasifikacijska oznaka" upisuje se redni broj iz Liste kategorija registraturnog materijala pod kojim se određena vrsta materijala nalazi u Listi;
- u rubriku br. 5 "kategorija registraturnog materijala" upisuje se kategorija (vrsta) registraturnog materijala prema nazivu iz Liste kategorija registraturnog materijala s rokovima čuvanja;
- u rubriku br. 6 "količina" upisuje se količina registraturnog materijala izražena u jedinicama pakiranja i u dužnim metrima (primjerice: 5 reg. = 0,40; 6 knj. = 0,12; 3 omota = 0,26);
- u rubriku br. 7 "broj i datum zapisnika" upisuje se broj i datum zapisnika po kome je obavljeno izlučivanje registraturnog materijala kojem je istekao rok čuvanja ili broj i datum zapisnika po kojem je izvršena primopredaja arhivskog gradiva nadležnoj ustanovi zaštite;
- u rubriku br. 8 "rok čuvanja" upisuje se rok čuvanja koji je za tu vrstu materijala predviđen Listom kategorija registraturnog materijala s rokovima čuvanja;
- u rubriku br. 9. "primjedba" upisuje se lokacija registraturnog materijala u arhivskom depou ili po potrebi drugi podaci


Obaveze imalaca i stvaralaca arhivskog gradiva
Stvaratelji - imatelji arhivskog gradiva i registraturnog materijala dužni su:
- omogućavati nadzor nadležnoj ustanovi zaštite i dostavljati ustanovi zaštite podatke koje traži,
- donijeti Pravilnik o arhivskom poslovanju (utvrditi način klasifikacije i arhiviranja...) i izraditi Listu kategorija registraturnog materijala s rokovima
čuvanja i dostaviti iste nadležnoj ustanovi zaštite radi dobivanja suglasnosti,
- čuvati arhivsko gradivo i registraturni materijal u sređenom i sigurnom stanju, u odgovarajućem prostoru i zaštitnim jedinicama pakiranja,
- evidentirati sav registraturni materijal i arhivsko gradivo u arhivskoj knjizi i dostaviti presliku arhivske knjige nadležnom Arhivu,
- obavljati odabiranje arhivskog gradiva i izlučivati registraturni materijal kojem je istekao rok čuvanja uz suglasnost nadležne ustanove zaštite,
- obaviti primopredaju arhivskog gradiva (i registraturnog materijala) nadležnom povijesnom arhivu sukladno zakonskim odredbama,
- udovoljiti zakonskim odredbama i drugim normativima (uredbe itd.) koji reguliraju postupak s arhivskim gradivom i registraturnim materijalom